情報公開請求では、同一文書であっても、紙媒体(ペーパー)と電磁的記録(Wordファイルといった電子データ)の双方を特定しなければならない。なぜなら「(ペーパーを)スキャナで読み取ってできた電磁的記録を交付する方法と既に保有している電磁的記録をそのまま交付する方法とがあることから、開示請求の手続の中で開示請求者にその旨教示し、対象となる行政文書をあらかじめ請求者に特定させる必要がある」(総務省行政管理局情報公開・個人情報保護推進室「情報公開事務処理の手引」(平成30年10月))からだ。
現在、情報公開･個人情報保護審査会で調査審議中の事案で、外務省は「日米防衛協力のための指針(2015年4月27日)」が紙媒体しか存在しないと主張しているのだが、これは同省ホームページにPDFファイルが掲載されている。
この点について調査審議で指摘したので、そのような主張をした同省の言い訳を現在待っている。
(参考)
情報公開･個人情報保護審査会での外務省の主張:「理由説明書(2021－00899)」＊ここをクリック(PDFファイルがダウンロードできます)。
「日米防衛協力のための指針(2015年4月27日)」のPDFファイルを掲載している外務省ホームページURL。
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